La gestion documentaire est devenue un sujet à prendre très au sérieux. Dans un contexte où les volumes d’informations explosent, les réglementations se renforcent et les modes de travail évoluent, une solution de GED (gestion électronique des documents) devient un levier stratégique pour les organisations.
Mais face à la diversité des offres disponibles, comment choisir un outil adapté à ses besoins réels ? Quelles sont les bonnes questions à se poser pour éviter les erreurs de casting ?
Ce guide vous propose une méthode simple et concrète pour cadrer votre réflexion et poser les bons jalons avant de vous engager.
1. Quels sont mes objectifs documentaires à court et long terme ?
Avant même de comparer des solutions, il est essentiel de prendre un temps d’introspection sur vos besoins réels. La GED n’est pas une fin en soi. C’est un outil au service d’un objectif : améliorer la gestion, l’accès, le traitement et la conservation des documents dans votre organisation.
Selon votre contexte, les objectifs peuvent varier :
- Centraliser les données dispersées sur plusieurs outils ou serveurs.
- Sécuriser l’archivage et répondre aux exigences légales (notamment pour les contrats, la paie, les documents RH ou comptables).
- Fluidifier les processus métiers, grâce à l’automatisation de tâches répétitives.
- Faciliter le télétravail en assurant un accès simple et sécurisé à la documentation.
- Piloter plus finement l’activité, grâce à des indicateurs et à une meilleure traçabilité des documents.
Clarifier ses intentions dès le départ vous permet d’orienter efficacement vos critères de choix. Certaines solutions sont pensées pour la conformité et l’archivage, d’autres pour l’agilité et la collaboration.
2. Qui utilisera la GED au quotidien ?
Identifier les utilisateurs finaux est une étape souvent sous-estimée, pourtant cruciale. Une solution de GED doit s’adapter aux usages, aux profils, mais aussi aux niveaux de maturité numérique des équipes concernées.
Les profils peuvent être très variés, passant d’un service RH à une équipe comptable, au service juridique ou à destination de commerciaux en mobilité.
Poser la question de la cible permet de clarifier plusieurs éléments clés :
- Le niveau d’ergonomie nécessaire.
- Le besoin (ou non) d’une interface mobile.
- Le nombre de licences ou d’utilisateurs simultanés.
- Le niveau d’accompagnement à prévoir pour l’adoption
Certaines solutions, comme celles qui intègrent des workflows documentaires, permettent d’aller plus loin dans la collaboration inter-équipes, un atout non négligeable à l’heure où de plus en plus de projets sont transverses.
Un éditeur comme ELO, par exemple, propose une approche modulaire qui permet de s’adapter à la diversité des usages.
3. Quels types de documents dois-je gérer ?
Tous les outils de GED ne se valent pas lorsqu’il s’agit de gérer différents formats ou types de contenus. Avant d’étudier les fonctionnalités avancées, posez-vous une question très simple : quels sont les documents que je dois stocker, partager, ou faire valider au quotidien ?
Quelques cas concrets :
- Documents RH : contrats, avenants, arrêts maladie, bulletins de paie.
- Documents juridiques : contrats, accords-cadres, PV d’AG, baux…
- Documents comptables : factures entrantes et sortantes, notes de frais, bilans.
- Documents projets : briefs, comptes rendus, planning, versions successives…
- Contenus multimédias : photos, vidéos, visuels marketing.
À cela s’ajoutent souvent des contraintes propres à votre secteur : normes d’archivage, conservation longue durée, gestion de pièces justificatives, etc.
Toutes les solutions ne gèrent pas aussi bien les formats complexes ou les métadonnées avancées. D’où l’importance de bien cadrer vos attentes dès le départ pour ne pas vous retrouver bloqué par un outil trop rigide ou trop basique.
4. Mon organisation est-elle prête pour la dématérialisation ?
Avant de choisir un logiciel de GED, il est essentiel d’évaluer la maturité numérique de l’entreprise.
Les processus actuels sont-ils déjà partiellement digitalisés ? Existe-t-il un référentiel documentaire ou tout est-il encore en papier ? Les utilisateurs sont-ils habitués à utiliser des outils numériques ? Disposez-vous déjà d’un socle technique (ERP, CRM, SIRH…) avec lequel la GED devra s’interfacer ?
Dans certains cas, la GED peut être intégrée à un projet plus large de transformation digitale. Dans d’autres, elle constitue le point de départ structurant.
5. Votre GED doit-elle s’intégrer à d’autres outils ?
Dans la majorité des cas, oui. Une GED isolée limite la circulation fluide de l’information. Pour maximiser son impact, elle doit pouvoir s’intégrer à vos outils métiers existants : ERP, CRM, logiciels RH, comptabilité, etc.
Il faut s’assurer que la solution comporte des connecteurs natifs avec vos logiciels clés
que des API sont disponibles pour des intégrations personnalisées et que la synchronisation automatique des données y est présente.
L’objectif est de créer un écosystème cohérent, où les documents circulent sans friction et où les utilisateurs ne changent pas sans cesse de plateforme.
5. Quelle politique de sécurité et de conformité devez-vous respecter ?
Les documents numériques contiennent souvent des données sensibles : RH, financières ou juridiques. Votre GED doit garantir leur sécurité à chaque étape.
Ce qu’il faut vérifier :
- Le respect du RGPD et des règles locales (ex. conservation des données)
- Le chiffrement des données stockées et échangées
- Les droits d’accès granulaires, définis selon les rôles
Pensez aussi à l’hébergement des données (cloud souverain, datacenters certifiés) et à la gestion des sauvegardes. Ce sont des éléments à la fois différenciateurs et rassurants.
- Est-ce que la solution permet d’automatiser les processus ?
Une GED moderne est un outil de pilotage qui permet d’automatiser les tâches répétitives.
Certaines fonctionnalités sont très importantes comme l’indexation automatique des documents, les circuits de validation ou les notifications et rappels personnalisés.
Ces workflows allègent la charge opérationnelle et fiabilisent les processus internes.
8. Le fournisseur est-il fiable et expérimenté ?
Une GED engage l’entreprise sur plusieurs années. Le choix du fournisseur est donc stratégique.
Évaluez :
- Sa pérennité financière et sa présence sur le marché.
- La qualité de son support (hotline, documentation, délais de réponse).
- Sa capacité à faire évoluer la solution.
- Les références clients dans votre secteur d’activité.
Une solution bien choisie aujourd’hui doit encore répondre à vos besoins demain.
9. Quel est le coût global du projet ?
Le coût ne se limite pas à la licence. Il faut raisonner en coût total de possession (TCO).
Pour l’avoir il vous faut inclure la personnalisation et les éventuels développements, la formation des utilisateurs, la maintenance annuelle, et les potentielles évolutions à venir.
Une GED rentable est celle qui améliore la productivité, réduit les risques et limite les erreurs pas seulement celle qui coûte moins cher.
- Est-ce que la solution saura m’accompagner dans la durée ?
Vos besoins d’aujourd’hui ne seront pas ceux de demain. Votre GED doit pouvoir suivre cette évolution.
Pour vous accompagner à long terme la GED doit proposer des mises à jour régulières, une adaptabilité aux nouveaux outils et des fonctionnalités modulables. Enfin il est important que vous puissiez bénéficier d’un accompagnement au changement avec de la formation et du support.
Mieux vaut une solution évolutive, que vous faites grandir avec vos équipes, qu’un outil figé que vous devrez remplacer dans trois ans.
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