Faire disparaître le papier pour de bon

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Nous sommes à un tournant dans notre société. Désormais la déclaration d’impôts se fait exclusivement sur internet, nous ne recevons plus de formulaires en papier par courrier postal. C’est un aspect de notre rapport avec l’administration française, mais c’est aussi un symbole, celui de la dématérialisation croissante qui est en cours un peu partout depuis le début des années 2000. Nous avons tous pris conscience en Europe de la nécessité de faire baisser au maximum le taux de pollution de notre air, de notre eau et de notre terre, de même que nous avons graduellement commencé à adopter les comportements qui y sont associés. Nous trions tous nos déchets et les enfants apprennent tôt à l’école que les emballage peuvent avoir une deuxième vie, au même titre que le papier. Ils utilisent d’ailleurs le verso des feuilles de papier imprimées au recto pour faire leurs dessins en classe, preuve qu’eux aussi ont déjà pris de bons réflexes.

Que faire des documents en papier ?

Nous avons tous des archives personnelles qui sont autant de papiers imprimés que nous devons garder, pour certains quinze à vingt ans. C’est une obligation car nous devons justifier d’avoir payer telles et telles factures à telle époque, en cas de contrôle fiscal par exemple. Cela prend une place conséquente pour chaque foyer, et il faut toujours avoir des meubles dédiés à ces archives, dont nous nous passerions bien volontiers. Mais aujourd’hui nous pouvons faire bien mieux que de classer ces factures dans des dossiers en carton : nous pouvons les scanner, les archiver dans un disque dur ou bien sur le cloud, et les passer au destructeur de documents. Les résidus sont recyclables et il suffit de les placer dans la benne prévue à cet effet pour qu’une entreprise spécialisée les transforme ensuite en papier recyclé. Ainsi on gagne de la place dans les maisons et on se facilité la vie en n’utilisant plus que des formulaires et des documents numériques. Ce qui est bon pour la planète l’est aussi pour nous tous.

Les entreprises et leurs archives

Or ce qui est vrai pour un couple ou une famille l’est encore plus pour une entreprise. La vie d’une société est en effet faite de contrats, de fiches de paye, de factures, de relances, de bilans… et jusqu’à une date récente tout cela représentait autant de documents en papier, qu’il fallait ranger quelque part. On a donc attribué, dans les entreprises, la rôle de salle d’archives à des pièces entières ! Plus l’entreprise a d’ancienneté et plus le nombre de documents qu’elle conserve quelque part est important. Hormis le risque qu’un incendie ou un dégât des eaux viennent à la altérer pour de bon, voire à les détruire, il faut aujourd’hui que ces entreprises puissent avoir à leur disposition des solutions modernes d’une part pour classer ces papiers, et d’autre part pour pouvoir y accéder quand c’est nécessaire. C’est pour cela que des prestataires leur proposent désormais de venir dans leurs locaux, de dématérialiser tous ces documents en les transformant en documents numériques, qui seront aussi faciles à classer qu’à sortir des archives ou à consulter.

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