Logiciel devis et factures bâtiment : pourquoi est-ce important ?

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Certains entrepreneurs dans le secteur des BTP pensent à tort que leur quotidien tournera autour des chantiers et des matériaux de construction. Pourtant, comme toute entreprise, ils doivent au préalable établir un devis pour leurs clients et produire une facture à l’achèvement des travaux. Il existe aujourd’hui différentes sortes de logiciels devis et factures bâtiment qui peuvent être utilisés pour faciliter la gestion et la comptabilité. L’automatisation de ces tâches est désormais indispensable pour une entreprise du bâtiment. Elle permet d’être plus productif et de ne plus perdre du temps avec la paperasse. Mais comment choisir le logiciel le plus adapté à votre activité ? Les détails dans cet article.

La gestion commerciale du secteur du bâtiment

Les besoins d’une entreprise de BTP ne sont pas les mêmes que ceux d’une boutique ou d’un artisan. Toutefois, question gestion commerciale, les obligations sont à peu près les mêmes. Une entreprise de bâtiment devra réaliser des devis, mais aussi des factures. Celles-ci peuvent être effectuées à son siège ou en déplacement, sur le chantier ou auprès du client. Ce type d’entreprise devra pouvoir suivre les paiements et procéder aux relances des impayés. La gestion commerciale dans le bâtiment concerne également le suivi de la trésorerie, afin de s’assurer du développement de l’entreprise.

Pour procéder à ces taches, un logiciel devis et factures bâtiment est un outil de gestion indispensable. Il permettra à l’entrepreneur d’augmenter son temps de travail, en réduisant le temps alloué à l’établissement des devis et factures. Cet outil aidera à optimiser les ressources (humaines et matérielles) de l’entreprise, mais aussi à améliorer son suivi de facturation. Obat fait partie des nouveau-nés dans la famille des logiciels de devis et factures. Facile à prendre en main, il promet un gain de temps dans la production des documents utiles et garantit la sécurité de vos données.

logiciel devis

L’importance du logiciel devis et factures bâtiment

Il y a quelques années, les entrepreneurs faisaient leurs calculs au stylo et sur le papier. Cette phase prend beaucoup de temps, puisqu’ils doivent se munir de différents documents de référence pour avoir un devis précis. Il y a ceux qui ne jurent que par Excel pour établir des devis ou des factures, mais ce logiciel n’est pas prévu pour cette tâche précisément. Certaines entreprises créent aussi des applications en interne pour faciliter leur travail. Alors, pourquoi devez-vous investir dans un logiciel de facturation ?

Pour améliorer le fonctionnement de votre entreprise

Avoir recours à un logiciel devis et factures bâtiment vous rendra particulièrement efficace. Il s’agit d’un outil facile à utiliser et qui vous aidera à développer votre entreprise. En utilisant un logiciel, vous gagnez du temps et réduisez les potentielles erreurs, tout en renvoyant une image plus professionnelle de votre entreprise à vos clients, qui sont alors incités à vous faire confiance et à vous confier leurs projets. Vous serez assuré de recevoir un retour sur investissement plus intéressant qu’en utilisant les vieilles méthodes. Par ailleurs, vous pourrez concevoir une base de données de vos clients, fournisseurs ou partenaires, mais également de vos factures et créances pour faciliter le pilotage de votre entreprise.

Pour être en conformité avec la loi

Sachez que depuis janvier 2018, il est obligatoire d’utiliser un logiciel certifié pour l’établissement des devis et factures. Cette prescription suit l’adoption de la loi « anti-fraude à la TVA » et le non-respect de celle-ci peut condamner à une amende de 7500 €. Cette loi garantit les différentes conditions d’inaltérabilité, de conservation et d’archivage, mais aussi de sécurisation des données. Afin d’éviter les sanctions, il est nécessaire de pouvoir prouver que votre logiciel est conforme à la loi. Pour cela, cet outil devra posséder un certificat ou une attestation délivrée par l’éditeur ou un organisme certificateur.

Comment choisir votre logiciel de facturation ?

Il existe un choix très important en matière de logiciel de devis et de facture sur le marché aujourd’hui. Pour bien le sélectionner, vous devez prendre en compte plusieurs critères.

Commencez par définir les besoins de votre entreprise, en prenant en compte sa taille et ses activités. Vérifiez que le logiciel peut s’adapter à votre métier et propose les fonctionnalités qui vous seront nécessaires. Ces dernières sont très variées, mais vous trouverez toujours des similitudes entre les logiciels. Dans le cas d’une application de devis et factures dédiée au secteur du bâtiment, vous devrez pouvoir :

  • Créer et imprimer les devis et factures
  • Éditer une facture
  • Créer des tranches pour les devis
  • Créer une facture en se basant sur un devis
  • Créer une facture suite à un appel d’offres
  • Effectuer un calcul prévisionnel
  • Gérer les taux de TVA
  • Effectuer l’envoi des factures (sous différents formats)
  • Créer et gérer des clients
  • Créer des contrats
  • Indiquer et modifier l’adresse de chantier
  • Gérer les acomptes
  • Relancer les clients pour les factures en retard ou les impayés
  • Réaliser la gestion commerciale en déplacement

logiciel facture btp

À ces fonctionnalités de base, vous pouvez ajouter les options de création et de gestion de stock ou la gestion de trésorerie.

Le choix de votre logiciel devra également tenir compte du nombre d’utilisateurs qui y auront accès. Serez-vous le seul à l’utiliser ? Même si c’est le cas, il est conseillé de penser au partage de données. Cette option sera également nécessaire si vous êtes amené à travailler à distance. Les logiciels accessibles en ligne sont intéressants du fait de leur accès facile à n’importe quel moment, à condition d’avoir une connexion internet. L’existence d’une version mobile du logiciel vous permettra d’éditer des devis ou des factures à tout moment, que vous soyez chez un client ou sur le chantier.

Définissez également un budget pour mieux orienter votre recherche (certains logiciels sont gratuits, mais les fonctions sont limitées). Il serait dommage d’acheter un outil coûteux, mais qui peut être difficile à cerner. Votre logiciel de gestion doit allier 4 axes principaux : facilité, personnalisation, rapidité et modernité, pour vous offrir toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin. Enfin, n’oubliez pas les questions techniques : quel est le système d’exploitation de votre ordinateur ? Le logiciel de votre choix est-il compatible ?

Pour sélectionner le meilleur logiciel devis et facturation adapté à vos besoins, n’hésitez pas à le tester. Cela vous permettra de vérifier les performances de l’outil et de confirmer votre décision. Nous vous conseillons toutefois de vous tourner vers un logiciel personnalisable et modulable. Ce dernier pourra ainsi suivre l’évolution de votre entreprise et rester adapté à vos activités.

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