L’approbation des comptes est une démarche juridique que chaque entreprise se doit d’entreprendre chaque année. Elle consiste à faire approuver les comptes annuels par tous les associés. Les comptes annuels ou comptes sociaux sont composés de trois documents indispensables : le bilan, le compte de résultat et l’annexe. Mais comment procéder ? Quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour un bon déroulement de l’approbation des comptes ? Nos conseils ci-dessous.
Sommaire
Pourquoi a-t-on besoin de ces documents ?
Ces documents témoignent de « l’état de santé social » ainsi que de l’évolution de l’entreprise durant une période bien précise. De plus, l’approbation des comptes constitue une étape indispensable à la suite de chaque exercice social.
Étant donné qu’il s’agit d’une démarche interne à l’entreprise, sa validation résulte d’un vote éclairé des associés. Le vote sera interprété comme une information préalable complète concernant les comptes de l’entreprise.
Dépôt des comptes annuels : l’importance d’avoir recours aux services d’un prestataire
Pour une transparence financière totale vis-à-vis des associés et des partenaires, il faut savoir comment déposer ses comptes annuels d’entreprise. Aucune erreur ne doit être commise. De nombreux prestataires proposent leurs services pour vous accompagner dans ces procédures :
- en vous proposant des modèles des documents de qualité,
- en vous donnant des conseils,
- en mettant à votre disposition des guides de tout genre.
L’envoi des convocations pour une assemblée générale
Lorsqu’un exercice est clôturé, une assemblée générale doit se tenir dans les 6 mois qui suivent. Par conséquent, le dirigeant de l’entreprise doit envoyer une convocation aux différents associés. Comment envoyer la convocation ? Quel est le délai de la convocation ? Tous ces points dépendent de ce qui est convenu dans les statuts de l’entreprise.
En règle générale, la convocation se fait via une lettre recommandée. Elle peut également être remise directement en mains propres dans certains cas. Le fait est que les concernés doivent la recevoir au moins 15 jours avant la date prévue de la réunion. Les comptes annuels, le rapport de gestion, ainsi que le texte de résolution doivent être joints à la convocation.
La régularité des assemblées générales
Généralement, la clôture des comptes sociaux se fait le 31 décembre de chaque année. De ce fait, l’AG doit se tenir au plus tard le 30 juin de l’année qui suit. Rappelons que les associés se réunissent pour cette AG d’approbation des comptes annuellement. Durant l’AG, ils discutent et échangent sur le déroulement de la gestion de l’entreprise.
D’une manière plus détaillée, durant l’AG, les associés approuvent ou non les comptes annuels de la société vis-à-vis de du dernier exercice social, votent l’affectation du résultat et distribuent éventuellement les dividendes.
L’AG doit se tenir conformément aux statuts. Dans le cas contraire, le dirigeant risque une sanction pour manquement à ses obligations.
La rédaction et le dépôt des documents obligatoires
Plusieurs documents sont requis pour faire approuver vos comptes. Vous devez notamment rédiger :
- un procès-verbal de l’AG,
- un rapport de gestion,
- un arrêté des comptes.
Le dépôt des comptes annuels se fait auprès du greffe du tribunal de commerce. Vous aurez besoin des comptes sociaux annuels ainsi que du procès-verbal de la réunion. Le dépôt des documents doit se faire dans les 30 jours suivant l’AG.
Je suis particulièrement intéressé par l’analyse des diverses stratégies markéting, économique et de communication des entreprises.
