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Comment mettre en place un télésecrétariat pour un cabinet d’avocat ?

Comment mettre en place un télésecrétariat pour un cabinet d'avocat ?
Comment mettre en place un télésecrétariat pour un cabinet d'avocat ?

La gestion de l’administration et du secrétariat d’un cabinet d’avocat peut s’avérer une tâche chronophage pour les professionnels du barreau. À ce titre, les avocats peuvent bien entendu embaucher (et former) un(e) secrétaire. Cela représente parfois un coût non négligeable, surtout en début de carrière, qui plus est pour un poste à temps plein. La charge de travail peut également s’avérer inégale. Pour ces raisons (et pour bien d’autres encore), nous ne pourrions que vous recommander d’opter pour le télésecrétariat. En quoi consiste cette aide ?

Qu’est-ce que le télésecrétariat ?

Le télésecrétariat apporte une aide numérique aux cabinets d’avocat, dont ils ne sauraient se passer. Le télésecrétariat est un moyen pratique pour les professionnels du droit d’externaliser leurs tâches administratives et d’améliorer leur efficacité opérationnelle, en réduisant la charge de travail de leur personnel et en leur permettant de travailler à distance.

Grâce aux services du télésecrétariat, les avocats peuvent se concentrer davantage sur leurs tâches.
Grâce aux services du télésecrétariat, les avocats peuvent se concentrer davantage sur leurs tâches.

Quelles sont les tâches attribuées aux télésecrétaires ?

Un télésecrétariat fournit des services de soutien administratif à distance. Cela signifie que toute communication entre les avocats, les clients et l’équipe de secrétaires se fait par téléphone ou par e-mail. Les services fournis par les télésecrétariats comprennent :

  • la prise de rendez-vous,
  • la gestion de l’agenda,
  • le service à la clientèle,
  • un secrétariat téléphonique,
  • la saisie et l’analyse de données diverses,
  • le classement, la préparation et la présentation de documents,
  • la gestion du courrier,
  • l’organisation de déplacements si besoin,
  • la planification d’événements,
  • et bien plus encore.

Vous l’aurez compris, le télésecrétariat rassemble toutes les tâches administratives qui peuvent être effectuées à distance.

Les avantages du télésecrétariat

Pour un cabinet d’avocat, le principal avantage du recours à un télésecrétariat est la réduction des coûts. En n’ayant pas à embaucher un(e) secrétaire interne ou à employer plusieurs personnes pour faire face à un afflux de travail ponctuel, les cabinets d’avocat peuvent économiser sur les coûts salariaux tout en restant efficaces.

De plus, comme la plupart des tâches effectuées par les télésecrétariats sont traitées en ligne ou par téléphone, cela permet une plus grande flexibilité, notamment en ce qui concerne les heures de travail par exemple.

Le télésecrétaire facilite l'organisation des missions de l'avocat.
Le télésecrétaire facilite l’organisation des missions de l’avocat.

Comment faire appel à un service de télésecrétariat ?

Comment trouver la perle rare ? À savoir le ou la télésecrétaire idéal(e). Le processus est relativement simple : le professionnel contacte un prestataire de télésecrétariat (que l’on peut retrouver par exemple sur Hub Avocat), spécialisé ou non dans le domaine du droit. Les avocats peuvent aussi faire appel à une entreprise qui centralise plusieurs profils de secrétaires. Cet(te) assistant(e) virtuel(le) se chargera de toutes les tâches de secrétariat à distance du cabinet (généralement à domicile).

Il ou elle tiendra régulièrement les avocats au courant de l’avancement de ses tâches. En fonction de leurs besoins et du budget alloué, les professionnels du droit peuvent opter pour des services à temps partiel ou à temps plein.

Le ou la télésecrétaire permet aux avocats de se concentrer sur la fourniture de services juridiques de qualité tout en laissant les tâches banales telles que l’organisation de réunions ou la prise de rendez-vous entre les mains de professionnels expérimentés qui savent exactement ce qu’ils ont à faire.

Avec la réduction des frais généraux associés à l’embauche d’un employé interne et l’amélioration de la qualité du travail grâce à l’augmentation du niveau de connaissances proposée en télésecrétariat, il ne fait aucun doute que l’embauche d’un(e) assistant(e) est une des meilleures décisions qu’un avocat puisse prendre pour son cabinet !

La technologie ne cesse de progresser, tout comme les possibilités de déléguer des tâches administratives – comme le recours à une télésecrétaire – qui permet aux cabinets d’avocats de réaliser des économies, de bénéficier d’une certaine souplesse en termes de charge de travail et d’accéder à d’autres ressources sans avoir à embaucher du personnel supplémentaire dans leurs propres locaux.

Le télésecrétariat constitue une excellente solution pour les cabinets d’avocats qui recherchent des solutions efficaces et rentables en matière de tâches administratives, tout en leur permettant d’accéder à des professionnels compétents dans leur domaine.

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